E-Rechnungspflicht
Strukturierte Rechnungen kommen digital rein. Der interne Prüf-, Freigabe- und Ablageprozess bleibt oft manuell — inklusive GoBD und Nachweisbarkeit.
→ ProzessFabrik bereitet Prüfung, Zuordnung und Freigaben vor.
Souveränitäts-Dossier · AZ 2026 / Mittelstand
ProzessFabrik nimmt Ihrem Team die manuelle Vorarbeit bei Rechnungen, Posteingang und Nachweisen ab — die KI prüft und bereitet vor, Ihre Leute geben frei. Ohne Blackbox, ohne Datenabfluss.
DSGVO-konform gedacht. On-Premise möglich. Datenresidenz in Deutschland/EU oder beim Kunden.
Für Geschäftsführung, IT, Datenschutz und Operations, die KI nutzen wollen, aber keine Blackbox riskieren dürfen.
// Warum jetzt
E-Rechnungspflicht, OZG, AI Act, DSGVO, NIS2 und Fachkräftemangel treffen auf Prozesse, die noch in E-Mail, Excel und PDFs hängen. Genau da entsteht der Schmerz — und genau da setzt ProzessFabrik an.
Strukturierte Rechnungen kommen digital rein. Der interne Prüf-, Freigabe- und Ablageprozess bleibt oft manuell — inklusive GoBD und Nachweisbarkeit.
→ ProzessFabrik bereitet Prüfung, Zuordnung und Freigaben vor.
Digitale Formulare und Portale bringen wenig, wenn intern weiter kopiert, gesucht und nachgefragt wird. Fristen und Unterlagenlisten sind schwer sauber zu halten.
→ Eingänge, Fristen und Nachweise werden in steuerbare Vorgänge übersetzt.
KI wird genutzt, aber selten sauber dokumentiert. Art. 4 verlangt KI-Kompetenz. Oft weiß die Leitung nicht, wo im Haus überhaupt KI im Einsatz ist.
→ KI-Einsatz, Rollen, Freigaben und Nachweise werden pro Prozess sichtbar.
Wenn Mitarbeitende Daten in ungeprüfte KI-Tools kopieren, entsteht Risiko. Unklar bleibt, welche Daten wohin gehen und ob AVV/TOMs sauber sind.
→ KI kommt in kontrollierte Datenflüsse mit klarer Infrastruktur.
Für betroffene Organisationen steigen Anforderungen an Risikomanagement, Meldewege und Verantwortlichkeiten. Kritisches läuft oft über Mail, Excel und Bauchgefühl.
→ Kritische Abläufe werden sichtbarer, nachweisbar und auditierbar.
Mehr Vorgänge, weniger Zeit, zu viele Systeme: Mail, Excel, PDF, ERP, CRM, Portale und Chat liegen nebeneinander. Prozesswissen steckt in Köpfen.
→ Manuelle Vorarbeit sinkt, wiederkehrende Abläufe bekommen Struktur.
// Wobei ProzessFabrik hilft
Wir ersetzen keine Verantwortung. Wir reduzieren Vorarbeit, machen Datenflüsse sichtbar und schaffen Freigabe- und Nachweissicherheit.
Rechnungen und Belege werden extrahiert, geprüft, zugeordnet und für Freigaben vorbereitet. Die buchhalterische Entscheidung bleibt bei Ihren Fachleuten.
Abläufe mit Rollen, Rechten, Freigaben, Logs und Datenminimierung — Datenschutz ist Teil des Designs, nicht Add-on. KI-Einsatz wird pro Prozess dokumentierbar (Zweck, Rollen, Aufsicht, Protokolle) als Basis für Ihre AI-Act- und DSGVO-Nachweise. AVV/TOMs/DSFA vorbereitbar.
Richtlinien, SOPs, Verträge, Preislisten und internes Wissen werden strukturiert nutzbar — als verlässliche Grundlage für korrekte Vorgänge.
Eingänge lesen, Vorgänge klassifizieren, Vorschläge machen, Aufgaben und Fristen vorbereiten — als Assistenz im Prozess, nicht als Blackbox-Entscheider.
// Auch für Verwaltung & verwaltungsnahe Organisationen
Formulare, Portale, Nachweise und Fristen werden in interne, nachvollziehbare Vorgänge übersetzt. Sachbearbeitung wird entlastet, die Entscheidung bleibt beim Amt — dokumentierbar und auditierbar.
Ehrlich gesagt: Hier stehen wir am Anfang. Einen kommunalen Referenzpiloten haben wir noch nicht — genau dafür suchen wir erste Design-Partner zu fairen Konditionen.
Als Verwaltung anfragen// Architektur & Betriebsmodelle
Drei Betriebsmodelle nach Schutzbedarf. Kein unkontrollierter Datenabfluss — der Datenfluss wird in jedem Modell dokumentiert.
Betrieb in Rechenzentren in Deutschland/EU. Geeignet, wenn Sie souverän bleiben wollen, ohne eigene Hardware zu betreiben.
Dedizierte, isolierte Umgebung für Ihre Organisation. Klare Mandantentrennung, definierte Datenflüsse, kein geteilter Speicher.
Betrieb in Ihrem eigenen Netzwerk, auf Ihrer Hardware. Maximale Kontrolle für besonders sensible Vorgänge und strenge Schutzanforderungen.
// Der ProzessFabrik-Ansatz
Wir starten nicht mit dem Modell, sondern mit dem Datenfluss. KI kommt erst, wenn klar ist, wer was freigibt — und alles bleibt nachweisbar.
Welche Daten, aus welchen Systemen, mit welchem Schutzbedarf? Erst sichtbar machen, dann bewegen.
Rollen, Rechte und Eskalationen definieren. Freigabe vor Außenwirkung, Mensch im Loop.
KI liest, extrahiert, ordnet zu und bereitet vor — im definierten Rahmen, nicht darüber hinaus.
Audit-Logs und Entscheidungsnachweise entstehen automatisch — revisions- und auskunftsfähig.
// Standard-KI-Tool vs. ProzessFabrik
Schnelle Hilfe aus dem Browser ist verlockend — bis Datenschutz, IT und Geschäftsführung nachfragen, wo die Daten geblieben sind.
// Pilotangebot
Ein klar abgegrenzter erster Schritt: Wir prüfen Datenarten, Systeme, Risiken und Schutzbedarf — und sagen Ihnen ehrlich, was sich automatisieren lässt, was Freigaben braucht und welches Betriebsmodell passt.
// Praxis
Detaillierte Referenzen folgen anonymisiert und freigegeben. Schon heute zeigen interne Pilotprojekte, wie viel manuelle Vorarbeit aus wiederkehrenden Vorgängen verschwindet.
Wiederkehrende Anfrage-, Prüf- und Abrechnungsvorgänge wurden von Zettel, Excel und Mail in einen strukturierten, nachweisbaren Prozess überführt.
Case Study in VorbereitungStrukturierte Eingänge werden extrahiert, zugeordnet und für die Freigabe vorbereitet — die Entscheidung bleibt bei den Fachleuten.
Case Study in VorbereitungPro Prozess festgehalten: Zweck, Rollen, menschliche Aufsicht und Protokolle — als Grundlage für AI-Act- und Datenschutz-Dokumentation.
Case Study in Vorbereitung// Häufige Fragen
Je nach Schutzbedarf: On-Premise in Ihrem Netzwerk, in einer dedizierten Private Cloud oder in Rechenzentren in Deutschland/EU. Der Datenfluss wird dokumentiert, nicht versteckt.
Nein. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von Modellen genutzt. Der Betrieb ist auf eine DSGVO-konforme Umsetzung ausgelegt — AVV, TOMs und DSFA sind vorbereitbar.
Nein. Die KI bereitet vor: prüft, extrahiert, ordnet zu und schlägt vor. Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Menschen — Mensch im Loop, Freigabe vor Außenwirkung.
Wir liefern keine Zertifizierung. Wir helfen, KI-Einsatz pro Prozess zu dokumentieren, Rollen und Freigaben zu definieren und Kompetenz-Nachweise vorzubereiten — als Basis für Ihre AI-Act-Dokumentation.
Nein. Beim E-Rechnungs-Workflow prüft, extrahiert und ordnet die KI zu und bereitet Freigaben vor. Die buchhalterische und steuerliche Entscheidung bleibt bei Ihren Fachleuten.
Mit dem Souveränitäts-Check: Wir prüfen Datenarten, Systeme, Risiken und Schutzbedarf und liefern ein klares Bild, welches Betriebsmodell passt und welche Prozesse sich automatisieren lassen.
Auf Wunsch vollständig in Ihrer Umgebung: KI-Inferenz lokal oder in Rechenzentren in Deutschland/EU — keine Prompt-Inhalte an US-Anbieter. Welches Modell sinnvoll ist, klären wir nach Schutzbedarf und Prozess.
Der Souveränitäts-Check hat einen Festpreis, den Sie vor Beauftragung kennen. Danach erhalten Sie ein verbindliches Festpreis-Angebot für den Pilot — keine offenen Tagessätze, keine Überraschungen.
Der Stack ist quelloffen (z. B. n8n, Postgres). Bei Vertragsende erhalten Sie Ihre Workflows, Daten und die Dokumentation — kein proprietärer Lock-in, kein Datengefängnis.
ProzessFabrik ist aktuell inhabergeführt und bewusst klein — Sie sprechen direkt mit dem, der Ihre Prozesse baut, kein Vertrieb dazwischen. Für kritische Betriebsfälle vereinbaren wir Vertretungs- und Eskalationsregeln schriftlich, und der offene Stack stellt sicher, dass Sie nie von einer einzelnen Person abhängig sind.
Die KI bereitet vor, Ihr Mensch gibt frei — die Verantwortung für die Freigabe bleibt bewusst bei Ihnen, nicht bei einer Blackbox. Für unsere Leistung gelten die vertraglich vereinbarten Haftungsregeln.
// Souveränitäts-Check
Sagen Sie uns, wo es klemmt. Sie sprechen direkt mit dem, der die Prozesse baut — kein Vertrieb dazwischen. Keine Newsletter-Zwangsbeglückung, keine Datenweitergabe an Dritte.
Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung — in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.